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| É tudo uma questão de equilibrio |
Este texto é inteiramente dirigido ao Secre¬tário em exercício, Presidente eleito, pense o que entender e faça o uso que quiser do que se segue.
Quando, em 1984 entrei para o Rotary Club do Entroncamento como sócio fundador, foi-nos facultado um Manual de Procedimentos, que todos, de uma forma geral, mandamos fotocopiar. No que dizia respeito às Avenidas de Serviço, percebemos de imediato que, se quiséssemos levar à letra as respectivas tare¬fas, tínhamos muito trabalho pela frente. De lá para cá, regra geral, o espírito do conceito manteve-se.
As ideias que se seguem não vêm da minha cabeça, fui bebê-las ao poço de Jacob. Nesse poço, todos podemos ir beber, desde que descubramos a “água” necessária a cada responsabilidade atribuída a cada avenida de serviço, deverá ser claramente definida.
A chave para se aplicar o conceito de responsabilidade está na definição da tarefa que é preciso levar a cabo. Logo ao inicio o sucesso da tarefa que foi incumbida a determinado companheiro deverá ter em conta o tipo de autoridade que temos de delegar para que a faina seja cumprida. O nosso companheiro deverá então ser designado como único decisor responsável para essa tarefa. Este princípio simples deveria aplicar-se a todas as avenidas de serviços.
Será conveniente que o nosso companheiro/a vá fornecendo ao Conselho Director a melhor informação disponível. Se surgirem problemas num projecto do clube, sabemos exactamen-te a que avenida nos devemos dirigir para os resolver. Quando atribuímos aos nossos com-panheiros de confiança a responsabilidade por uma determinada tarefa de serviço, tornamo-los responsáveis pela autoridade que lhes delegámos. Esperamos que eles se mantenham acessíveis, mantendo-nos regularmente ao corrente dos seus progressos e consultando-nos acerca das suas responsabilidades.
Responsabilização não significa que deleguemos autoridade para logo a seguir irmos buscá-la. Significa simplesmente que o Presidente deve ser informado das decisões que os nossos companheiros de serviço vão considerando, à medida que enfrentam as tarefas atribuídas, vão tendo oportunidade de influenciar decisões que lhes pareçam acertadas especial-mente se elas afectarem directamente a estrutura de serviço, para que, caso haja problemas, o clube possa tomar parte na sua resolução.
Assim o Conselho Director faz um contrato simples e directo com os nossos companheiros que, nesse ano assumiram cargos de confiança.
Comissões de clube
Antes do mais e segundo as recomendações do Manual de Procedimento (edição 1998) as actividades das comissões devem estender-se por mais de um ano, é recomendável nomear seus membros para mandatos de três anos, sempre que possível, de modo a favorecer a continuidade dos trabalhos. Todo presidente de comissão deve ter experiência anterior como membro da referida comissão.
Ao nomear os presidentes de comissões, considere as seguintes características:
- Boa capacidade de discernimento
- Qualidades de liderança
- Interesse no trabalho da comissão
- Conhecimento sobre o trabalho
- Conhecimento sobre o Rotary
- Entusiasmo
- Criatividade
Devem planear, promover e implementar actividades e projectos que visam o alcance das metas anuais da presidência. Se as comissões não forem eficazes, não serão capazes de cum-prir a contento suas atribuições. É necessário, portanto, que o Presidente em exercício vigie o andamento dos trabalhos e forneça o incentivo e a liderança necessários ao seu sucesso, sabendo o Presidente Eleito que deve Indicar as comissões até 31 de Março, o mais tardar e é de toda a conveniência treinar os presidentes das comissões do clube assegurando a continuidade dos trabalhos anteriormente em curso ( aqueles a que deu a sua anuência), tendo em conta se a estrutura actual das comissões permitirá o alcance das metas definidas para o próximo ano, sabendo-se que o Presidente será responsável por supervisionar cada comissão de modo a contribuir para que estas alcancem as metas estabelecidas para o ano.
A eficácia das Comissões Permanentes depende muito da sua elasticidade para sugerir ou-tros membros do clube levando em consideração suas aptidões profissionais, interesses e talentos, tendo o cuidado de limitar o número de membros ao necessário para que a comis-são cumpra suas funções.
É da inteira responsabilidade do Presidente do club apoiar as comissões, maximizar seu potencial e promover contínua eficácia, avaliando regularmente a situação de cada comissão. Coordenando, sempre que necessário, o trabalho das comissões motivando as comissões a aceitar novos desafios. respeitando as decisões tomadas pelas comissões, desde que estas sejam razoáveis e fundamentadas.
Bem prega Frei Tomaz…
Saudações Rotárias
José Carlos de Oliveira
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